TOP 5 syytä investoida uuteen LabVantage LIMS&ELN -tietojärjestelmään

Tuesday, 4 January, 2022


Katso 10 min. video Laboratorion tiedonhallinta LabVantage LIMS -järjestelmällä

English

TOP 5 syytä investoida uuteen LabVantage LIMS&ELN -tietojärjestelmään

Olet kirjoitukseni kohdeyleisöä, jos mietit millään tasolla, että organisaatiossasi laboratoriotoimintaan liittyvää tiedon- ja resurssien hallintaa voisi tehdä nykyistä paremmin. Tilanteesi voi hyvin olla jokin alla kuvaamistani a) b) c) d) -esimerkeistä.

a) Fyysinen paperi ja mapit; tai Microsoftin, Googlen ja vastaavien työkalut
Laboratorion tietojen ja resurssien hallitsemiseen käytetään organisaation yleisiä työkaluja. Tietoja kirjataan, muokataan, lasketaan ja raportoidaan Excelillä (tai esim. Google Sheetillä). Tietoja jaetaan Sharepointilla/OneDrivella (tai esim. Google Drivella) ja/tai vain sähköpostilla. Tietoja printataan paperille ja mapitetaan. Tuloksia kirjataan väliaikaisille muistilapuille ja fyysiseen labrapäiväkirjaan. Raportteja laaditaan wordilla, tuloksia copy-pastetaan eri exceleistä tai haetaan paperilta, odotetaan tuloksia sähköpostiin. Kun työntekijöiden, näytteiden ja ylipäätään asioiden määrä on vielä pieni, nämä ovatkin ehkä riittäneet. Mutta kasvun myötä tiedon hallinta takkuaa. Ehkä laboratorion saaminen akkreditoiduksi, tai pitäminen sellaisena – tai ylipäätään viranomaisvaatimusten mukaisena pysyminen on haastavaa. Tietoja on vaikea löytää. Tietojen käsittelyä on vaikea automatisoida. Jos ollaankin ehkä paperiton labra, tai lähellä sitä; silti ei ole selkeää, reaaliaikaista ja keskitettyä paikkaa, jossa kaikki tärkeä tieto olisi.

b) Vanhentunut LIMS- tai muu tietojärjestelmä
Todennäköisesti vanha LIMS toimii ihan oikeasti monelta osin mainiosti, kuin vanhat kodinkoneet ja lankapuhelimet. Eikä tarvitse hallita muutosvastarintaa, kun järjestelmä on tuttu. Ikävä kyllä vanhentuminen on teknisesti väistämätöntä, koska kaikki ympärillä oleva tietotekniikka muuttuu ja kehittyy jatkuvasti. Onko LIMS enää yhteensopiva uusien käyttöjärjestelmien, palvelinten jne. kanssa? Hyvin vanhasta LIMS:stä ei välttämättä enää ole suoraa päivitysreittiä samalta ohjelmistotoimittajalta – järjestelmä on jo ”legacy”, eli sitä ei enää virallisesti pidetä yllä, eikä ainakaan kehitetä. Moderniin web-selainpohjaiseen LIMS:iin verrattuna vanhaan LIMS:iin tuo kankeutta ja IT:tä työllistävää vaikutusta myös se, että jokaisella työasemalla (siis esim. PC) jolta sitä käytetään, pitää olla jotakin asennettuna sitä varten. Moderni LIMS voi olla ns. ”pilvipalvelu”, mutta sen ei edes tarvitse olla pilvipalvelu ollakseen käytettävissä nettiselaimen kautta omalla tunnuksella ja salasanalla. Huom. Myös mobiililaitteilta. Tekninen kehitys tulee tästäkin jatkumaan – uuden LIMS:n hankinnassa kannattaakin olla varma, että se PYSYY ajan tasalla. Päivittämisen pitää olla oikeasti mahdollista säännöllisesti aika ajoin, rikkomatta labran toimintaa. Entä tietoturva-asiat?

c) Tuotannon ERP, yleinen QMS, arkistointi/dokumenttijärjestelmät, irrallinen ELN
Laboratorion tietojen ja resurssien hallintaan yritetään käyttää muita järjestelmiä, joita ei ole suunniteltu täydellisesti laboratoriomaaliman tarpeisiin. On ehkä ajateltu, että yksi järjestelmä – monta kärpästä yhdellä iskulla. Järjestelmän hankina ja käyttöönotto on voinut myös olla niin resurssisyöppö projekti, että uutta ei hevillä vähään aikaan harkita.
Laboratorion käytännön elämässä on kuitenkin ehkä huomattu, etteivät toiminnallisuudet riitä. Tällaisia esimerkkejä olen itse kuullut esimerkiksi tuotannon toiminnanohjausjärjestelmien eli ERP:ien lisäosista, yleisistä QMS-laadunhallintajärjestelmistä, dokumenttien hallintajärjestelmistä, tai irrallisista (”itsenäisistä”) ELN:eistä eli sähköisistä laboratoriopäiväkirjoista. Se, joka on elämässään suunnitellut tai tehnyt laboratoriotöitä, tietää että ”työtilaus sisään – tulos ulos” on naurettava yksinkertaistus ja vastuuton pelkistysyritys monimutkaisesta ja osaamista vaativasta kokonaisuudesta. Käsittelemme laboratorion työprosesseja muualla: esim. tässä blogitekstissä avataan montaa asiaa: https://softwarepoint.com/blog/labvantage-pharma-laakealan-laadunvalvonnan-ja-tutkimuksen-digitalisaation-tukena

d) Meillä on moderni LIMS, mutta…
Joskus käy valitettavasti niin, että aiempi hankinta ei ole onnistunut. Tai muusta syystä on pakko vaihtaa järjestelmää ja sen toimittajaa. Vaikka organisaatiolla on ammattimainen laboratoriohenkilöstö ja ammattimainen osto, silti LIMS:n hankinnassa on vaikea huomioida kaikki tarvittavat asiat. Tämä on ihan ymmärrettävää – LIMS-hankinta voi tulla vastaan kerran tai kaksi koko työelämän aikana. Kokemus muiden kuin LIMS-tietojärjestelmien käyttämisestä ja hankkimisesta auttaa, mutta sekään ei aina tarpeeksi. Tukea ja järjestelmän muokkaamista on saatettu esimerkiksi oikeassa elämässä alkaa tarvitsemaan paljon enemmän kuin hankintavaiheessa arvioitiin – ja jos valittu toimittaja ei silloin riitäkään? Tai kustannukset karkaavatkin yllättäen täysin käsistä?
____________________________________________________________________________________________________

Yllä kuvattujen skenaarioiden pitäisi avata yleisiä syitä, miksi siirtyä uuteen LIMS-järjestelmään ylipäätään. Haluan seuraavassa kertoa, miksi nimenomaan kannattaa alkaa Software Pointin asiakkaaksi ja investoida LabVantage LIMS-järjestelmään.

LabVantage on siis LIMS- eli laboratorio- ja testaustoimintojen tiedonhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Sen avulla tallennetaan ja hallitaan kaikki tieto digitaalisesti, turvallisesti, jäljitettävästi (huomioiden mm. ISO 17025:n ja GxP:n vaatimukset). Sen avulla organisoidaan laboratorion työtä ja resursseja. Helpotetaan kommunikaatiota. Mahdollistetaan nopea visuaalinen kokonaiskuva laboratoriotoiminnan tilanteesta (työn alla olevat näytteet, läpimenoajat jne.) Hoidetaan raportointia. Mahdollistetaan tiedolla johtaminen (BI eli Business Intelligence).

#1 Laboratorion tarpeiden mukaan muokkautuva valmisohjelmisto
1) LabVantagessa on valmiina toimialakohtaisia toiminnallisuuksia:
- Terveydenhuollolle oma tuote, LabVantage Medical Suite: https://softwarepoint.com/labvantage-medical-suite-website
- Biopankit: https://softwarepoint.com/solutions/biobanking
- Palveluanalytiikka (esim. ympäristöanalytiikka, haitta-aineet): https://softwarepoint.com/solutions/product/labvantage-express
- Teollisuuden QA/QC:lla ja toisaalta R&D:llä (https://softwarepoint.com/laboratories) on yhteisiä piirteitä alasta toiseen, mutta myös huomioon otettavissa olevia erityispiirteitä. Esimerkiksi elintarvikealalla pitää seurata tuotteiden ja työympäristön mikrobiologista tilannetta ja todistaa tuotteen säilyvyys, lääkealalla pitää lisäksi huomioida GMP.
- LabVantage on myös käytössä valtaosassa Suomen julkisista suurista laboratorio-organisaatioista.
2) LabVantage on muokattavissa, optimoitavissa ja laajennettavissa käyttöönottovaiheessa ja myöhemmin. Se, mitä tarvitaan nyt, ei ole välttämättä sama mitä tarvitaan 5 vuoden päästä. LabVantage laajenee joustavasti lisääntyvän (tai pienenee vähenevän) käyttäjä- ja käyttömäärän ja toiminnallisuuksien tarpeen mukaan. Kun puhumme muokkaamisesta, tarkoitamme kestävää muokkausta.. Käytämme sanaa ”konfigurointi”. Aiheesta lisää: https://www.labvantage.com/is-your-lims-sustainable-why-configuration-is-the-way-to-go-part-i-of-ii/ . Ohjelmoinnin (koodaamisen) kautta tehtävä räätälöinti aiheuttaa hankaluuksia ylläpidettävyyden ja päivitettävyyden näkökulmasta, mutta on toki toisinaan tarpeen ja aina mahdollista myös LabVantagella.

#2 Yhteistyökumppanina Software Point (LabVantage Nordics): 30 vuotta – 100 asiantuntijaa – 500 asiakkuutta
LabVantage LIMS:n käyttöönottoja, koulutuksia ja päivittäistä asiakastukea hoitaa meillä Software Pointilla suuri joukko luonnontieteiden, tekniikan, terveydenhoitoalan ja tietysti tietoalan asiantuntijoita. Software Point on 30-vuotias 4.2.2022. Työntekijöitä meillä on tällä hetkellä n. 100 kpl ja asiakkuuksia n. 500 kpl. LabVantage LIMS-käyttäjiä on maailmanlaajuisesti yli 50 000. Julkaisemme asiakastarinoitamme täällä: https://softwarepoint.com/references. Kysy meiltä lisää referenssejä. Tyytyväiset asiakkaamme kertovat mielellään kokemuksistaan sinulle henkilökohtaisesti.

#3 Laatu, vaatimustenmukaisuus
Laatu paranee virheitä vähentämällä. Laboratoriotoiminnassa käsin tehtävät tiedon käsittelyn vaiheet ovat yksi suurimmista riskeistä virheen lisäämiseen. Käsittelen tiedon eheyttä ja ALCOA+-periaatteita sekä GMP-vaatimustenmukaisuutta täällä: https://softwarepoint.com/blog/labvantage-pharma-laakealan-laadunvalvonnan-ja-tutkimuksen-digitalisaation-tukena. Muuta kuin lääkealaa voi koskea jokin muu laatujärjestelmä ja muut viranomaisvaatimukset, esimerkiksi ISO 17025, ISO 15189. LabVantage LIMS:n avulla tulokset kerätään automaattisesti ja jäljitettävästi laitteilta. Useita tiedon käsittelyn vaiheita voidaan automatisoida. Menetelmien suorittamiseen LabVantagella on sähköinen suorituslomake -toiminto.
 
#4 Laboratorion prosessien tehostaminen, pullonkaulojen vähentäminen, työhyvinvoinnin lisääminen
Automatisoimalla ennen käsin tehtyjä työvaiheita parannetaan laadun lisäksi myös tehoa. Resurssit saadaan hyödyllisempään työhön kuin esimerkiksi suuren määrän tuloksia laskentaan manuaalisesti, silmämääräisiin joka ainoan rivin tarkistamiseen tai copy-paste-tekniikaan perustuvien laaturaporttien laadintaan. Työtä voi myös olla niin paljon, että jokainen käsin tehtävä vaihe hidastaa käytännössä ulkoiselle tai sisäiselle asiakkaalle saatavaa toimitusaikaa tilauksesta tuloksiin. Osaavista laboratorioalan työntekijöistä tai toimihenkilöistä kilpailevan työnantajan näkökulmasta: LabVantage LIMS:n avulla stressi ja paine vähenee – työhyvinvointi kasvaa – tuottavuus paranee tätäkin kautta.

#5 Tietojen hallinta keskitetysti – tiedon sirpaleisuuden poistaminen
Mitä enemmän tulosdataa, menetelmätietoja, laskentoja, tulkintaa ja raportointeja yllä pidetään Exceleissä ja Wordeissa, sitä vaikeampaa on hallita kokonaisuutta. Oikean tiedon löytäminen toisen ihmisen ylläpitämistä Exceleistä (vaikkakin jaetulla verkkolevyllä) on mahdotonta tai ainakin aikaa vievää. Jos toisessa labrassa on tehty tuloksia, näkevätkö muut osastot reaaliajassa mitä on tapahtunut, vai onko pakko soitella ja lähetellä sähköposteja? LabVantage LIMS:ssä kaikki tieto on samassa tietokannassa. Kollegat näkevät (toki määritetyistä käyttäjäoikeuksista riippuen) toisten kirjaamat tulokset reaaliajassa. Tämä keskittäminen voidaan viedä niin pitkälle, että monikansallisen yhtiön kaikki laboratoriotiedot ovat samassa keskitetyssä tietokannassa, hallitusti oikeilla käyttöoikeuksilla saatavissa.

Jos olet lukenut näin pitkälle, niin varmasti katsot otsikossa mainitun TOP 5 lisäksi vielä pari pointtia : - ).

#6 Resurssien organisointi keskitetysti
Datan tai tiedon lisäksi laboratoriotoimintaan liittyy valtavasti resursseja, miksi et haluaisi hallita myös niitä samalla tietojärjestelmällä? Tarkoitan työntekijöitä koulutuksineen, mittalaitteita kalibrointeineen, tarvikevarastoja, näytevarastoja, kemikaaleja, reagensseja.. LabVantagella hallitset työtehtäviä ja resursseja. Organisoit asioita hallitusti. Teet työntekijä-, laite- tai menetelmäkohtaisia selkeitä työjonoja aikataulutuksineen. Sinulla on tarvikkeista, laitteista ja kaikesta omat rekisterit.

#7 Investointi vai käyttökustannus – Oma vai ulkoistettu IT Infra – Pilveen vain ei?
LabVantage ja Software Point tarjoavat useita tapoja ostaa LIMS. Lisenssit voi ostaa omaksi investointina tai maksaa kuukausittaisena/vuosittaisena käyttömaksuna. LabVantagen voi asentaa asiakkaan omaan tai asiakkaan ulkoistamaan IT-ympäristöön (”On Premise”). Huom: Tällöinkin LIMS:n laboratoriokäyttäjän näkökulmasta järjestelmä on kuten pilvipalvelu: Kirjaudut sisään web-selaimen kautta omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jos omaa tai ulkoistettua IT-ympäristöä (siis tietokannat, palvelimet jne.) ei ole eikä siihen aiota sitoa pääomaa, LabVantagen saa myös Cloud Hostattuna tai SaaS:na.

#8 Jatkuvasti päivittyvä ja tietoturvallinen

#9 Toiminnallisuuksia, joilla todellisesti katat laboratorion tarpeet
 

Kirjoittaja: Jype Multanen

Kirjoittaja on Software Pointilla Suomen uusasiakashankinnasta vastaava Account Manager ja on koulutukseltaan Kemian tekniikan DI, pääaineena Bioprosessitekniikka.

Add new comment