Viisi tärkeää vaihetta laboratorion tiedonhallintajärjestelmä (LIMS) hankinnassa
Moni yritys ja julkinen organisaatio on vaikean tilanteen edessä, kun eteen tulee LIMS:n eli laboratorion tiedonhallintajärjestelmän hankinta. Prosessi ei ole helppo, koska tämän kaltainen tietojärjestelmä on harvoin asennusvalmis tuote, päinvastoin kuin esimerkiksi laboratorion laitteet ovat, ja usein kuullaan kauhutarinoita käsistä karanneista IT-hankkeista. Tämän blogin tarkoituksena on antaa ohjeita, kuinka LIMS-hankinta kannattaa toteuttaa, ja mitä tulee tehdä hankinnan jälkeen.
LIMS on usein koko yrityksen yksi kriittisimmistä järjestelmistä
Laboratorion tiedonhallintajärjestelmä on laboratorion ja usein koko yrityksen yksi kriittisimmistä järjestelmistä. Laboratoriolle se on tavallaan heidän tuotannonohjausjärjestelmänsä (ERP), kun taas yritykselle se voi olla elintärkeä laadunvarmistuksen osa. Useimmiten LIMS-hankinta on investointi ja sen vuoksi sille asetetaan tiukat vaatimukset. Kun hankintaa aletaan valmistella, on hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään, mitä järjestelmältä oikein odotetaan.
LIMS-hankinnassa oli viisi tärkeää vaihetta
Helsingin yliopiston Luonnontieteellinen keskusmuseo (Luomus) hankki alaisuudessaan toimivalle Ajoituslaboratoriolle LIMS-ratkaisun monivaiheisen kilpailutuksen kautta. Tämä onkin erinomainen esimerkki hyvin suoritetusta LIMS-hankinnasta. Prosessissa oli viisi tärkeää vaihetta:
- Tietopyyntövaihe, jossa kartoitettiin potentiaalisia toimittajia
- Demovaihe, jossa tutustuttiin tarjolla oleviin järjestelmiin
- Määrittelyvaihe, jossa kuvattiin järjestelmälle asetetut vaatimukset
- Tarjousvaihe, jossa pyydettiin määrittelyvaiheen vaatimusten mukaiset tarjoukset toimittajilta
- Demojärjestelmien käytettävyystestaukset
Määrittelyvaihe on hyvä tehdä huolellisesti
Tällainen monivaiheinen hankintaprosessi on raskas, niin tilaajalle kuin toimittajallekin. Kaikkia vaiheita ei kuitenkaan tarvitse tehdä eikä se ole edes aina mahdollista. Hankinnan tärkein vaihe, määrittelyvaihe, on kuitenkin hyvä tehdä huolellisesti. Tällöin sekä tilaaja että toimittaja ovat selvillä asiakkaan vaatimuksista. Samalla se rajaa toimituksen selväksi kokonaisuudeksi, jota on helpompi hallita. Mikäli tilaajalla itsellään ei ole kokemusta määrittelyn laatimisesta, se kannattaa tehdä yhteistyössä toimittajan kanssa.
Tarjoaako toimittaja päivitys- ja ylläpitopalveluja
LIMS-hankintaa pitää ajatella myös pidemmällä tähtäimellä. Mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen? Käyttöjärjestelmät ja tietokannat päivittyvät uusiin versioihin eikä vanhoja versioita tueta loputtomiin. Entä jos järjestelmään halutaan uusia toimintoja? Joudutaanko koko järjestelmä rakentamaan uudelleen vai voidaanko nykyinen versio päivittää uuteen? Onko järjestelmään tehty asiakaskohtaisia räätälöintejä ja tulevatko ne päivityksen mukana vai joudutaanko ne tekemään uudelleen? Kannattaa selvittää, tarjoaako toimittaja päivitys- ja ylläpitopalveluja, jossa ohjelmiston versiopäivitykset tulevat teille automaattisesti vai joudutteko tilaamaan päivitykset erikseen.
Mikäli yrityksenne on hankkimassa LIMS-järjestelmää, autamme teitä mielellämme kaikissa hankintaan liittyvissä asioissa.
Ottakaa yhteyttä!
Kirjoittaja:
Vesa Rauhala, Sales Manager
