VARMISTA TIEDON EHEYS – LABVANTAGEN SCIENTIFIC DATA MANAGEMENT SYSTEM (SDMS)

Lähes 30 vuoden LIMS­-toimintamme aikana yhteistyössä erilaisten laboratorioiden kanssa olemme huomanneet tiedon määrän ja monimutkaisuuden kasvaneen räjähdysmäisesti.

Tiedon merkitys on kasvanut liiketoiminnan päätöksenteossa. Itse asiassa useimmissa tämän päivän laboratorioissa vain harva asia on tärkeämpi kuin tieto ja kyky varmistaa sen tarkkuus ja jäljitettävyys.   

Tiedon eheys on tärkeää

Tiedämme, että tiedon eheys laboratoriotoiminnassa on tärkeää. Siksi olemme kehittäneet LabVantage LIMS 8.5 ohjelmistoversioomme toiminnallisuuden, jota kutsumme SDMS:ksi (Scientific Data Management).

ALCOA+ kuvaa tiedon eheyttä

ALCOA+ on joukko avaintekijöitä (tällä hetkellä 9) määritettäessä voidaanko tietoon luottaa. ALCOA on lyhenne sanoista “attributable”, ”legible”, ”contemporaneous”,  ”original” ja ”accurate”. Suomeksi käsite muodostuu sanoista ”jostakin johtuva”, ”luettava”, ”samanaikainen”, ”alkuperäinen” ja ”tarkka”. Myöhemmin ALCOA:an on lisätty plusmerkki edustamaan sanoja ”consistent”, ”available”, ”enduring” ja ”complete” (eli ”johdonmukainen”, ”saatavilla oleva”, ”pysyvä” ja ”täydellinen”).

Ovatko tietosi luotettavia?

Kuulostaako erikoiselta kysymykseltä? Tottakai voit luottaa tietoihisi… vai voitko? Itse asiassa kysymys on täysin aiheellinen esittää. Esimerkiksi tietojen manuaalinen kirjaaminen voi aiheuttaa virheitä. Tiedot, joita ei ole kerätty ajoissa, voivat olla vanhentuneita eikä niillä ole enää merkitystä. Tieto voi olla vain osittain kerättyä johtaen puutteelliseen tietoon. Näissä tapauksissa et voi luottaa tietoosi.

Kaikki yllä kuvattu ongelmat – virheelliset, vanhentuneet, puuttuvat tiedot – kytkeytyvät ALCOA+ periaatteisiin. Mainituissa tapauksissa erityisesti tarkkuuteen (accurate), samanaikaisuuteen (contemporaneous) ja täydellisyyteen (complete).

Jäljitettävät tiedot – mistä ne ovat peräisin?

Tiedot virtaavat LIMS-järjestelmään tyypillisesti useista eri lähteistä – joko tiedostoista, automaattisten rajapintojen tai manuaalisen kirjaamisen kautta. Tiedon eheyden varmistamiseksi on kriittistä ymmärtää mistä tieto tulee, mitkä laitteet tai prosessit tuottavat sen ja minne se talletetaan.

Kun kerätään tietoa useista eri lähteistä, LabVantagen SDMS toimii keskusvarastona ei vain tiedolle vaan myös tietojen tiedolle (eli metadatalle) – esimerkiksi tiedolle siitä, mikä laite generoi tiedoston, mihin se talletettiin ja milloin.

Kuinka LabVantage ja SDMS auttaa varmistamaan tiedon eheyden?

Toisin kun paperimuodossa arkistoitu tieto, joka voi kadota, vaarantua (oletko kaatanut vahingossa kahvia pöydällesi?) tai hapertua ajan kuluessa, digitaaliset kopiot pysyvät loputtomasti muuttumattomina. Hyödyt ovat sitä suuremmat mitä nopeammin laboratorio siirtyy arkistoimaan mittaustuloksensa ja niihin liittyvän kaiken muun aineiston sähköisesti.

LabVantagen SDMS:n avulla voit:

1. Lähettää tietoja SDMS-varastoon samalla mahdollistaen saman tiedon saatavuuden kaikissa LabVantagen LIMS- ja ELN-toiminnoissa.
2. Hallita tietoja SDMS-varastossa. Tieto on eheää, koska se on kerätty suoraan alkulähteestä. SDMS-varastoon talletettu tieto on jäljitettävää, säilyvyydeltään turvattua, muutosten osalta auditoitua ja sitä voidaan hakea jatkokäsittelyä varten.   
3. Varmistaa tiedon eheyden mittalaiteliittymissä LabVantage Connectin laiteliittymäohjelmiston ja SDMS:n avulla - ne toimivat saumattomasti yhdessä.

Plussan lisääminen ALCOA+:aan

ALCOA standardin viimeisimmät lisäykset ovat – “saatavilla” ja “kestävä” – ovat tyypillisiä haasteita tietojen hyödynnettävyyden kannalta. Voi olla lukuisia sidosryhmiä, jotka ovat kiinnostuneita tietojen kestävästä saatavuudesta.

Tiedon saavuttua LabVantage SDMS:ään, se välittömästi pakataan, salataan ja sijoitetaan valitsemaasi SDMS-tallennusjärjestelmään – esimerkiksi, LabVantagen tietokantaan tai sovellus- tai tiedostopalvelimelle, joka ei ole käyttäjien (tai tiettyjen käyttäjäryhmien) käytettävissä.

Kerätty ja varastoon tallennettu tieto salataan tehokkain menetelmin. Salauksen tila tarkistetaan joka kerta, kun tietoa käytetään. Näin varmistutaan, että käytössä on aina alkuperäinen versio.  

Tieto säilyy LabVantagen SDMS:ssä niin kauan kuin on tarvetta. Tämä varmistaa sen, että voit aina luottaa tietoosi, kun käytät sitä tulosten pätevyyden osoittamiseen esimerkiksi auditointien tai muiden laadunohjaukseen liittyvien tehtävien yhteydessä.

LabVantage LIMS ja SDMS tarjoaa monia etuja työskentelyyn, jossa keskiössä on vaatimus tiedon eheydestä:

• Kerää ulkoisesti tuotettua tietoa monista eri lähteistä keskitetysti yhteen paikaan: esimerkiksi laitteiden tuottama koko mittausdata, saapuvat sähköpostit ja liitetiedostot (tietoa voidaan poimia esim. paikallisilta asemilta, tiedostojaoista jne.)
• Varmistaa tiedon jäljitettävän arkistoinnin ja säilyvyyden muuttumattomana
• Tarjoaa monipuolisia, tietoturvallisia ja kestävästi saatavia tiedon varastointiratkaisuja
• Mahdollistaa linkitykset alkuperäisiin tiedostoihin, mukaan lukien Word, Excel, TXT, PDF ja monet muut tiedostomuodot.